Cómo usar Excel | 15 consejos

¿Utilizas Excel a menudo? El programa de hoja de cálculo de Microsoft, como tantos otros servicios, tiene numerosas funciones que facilitan su uso. Dada la cantidad de atajos y funciones, es natural que el usuario no las conozca todas.

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Muchas funciones están incluso presentes en la barra de herramientas del programa. El problema es que cambiar entre el teclado y el menú puede quitarle algo de concentración. Por eso, siempre es bueno conocer consejos que harán que el trabajo sea más fluido y rápido.

1. Cambiar entre hojas con atajos de teclado

Si desea navegar por la hoja de cálculo de Excel, deje el mouse a un lado. Es posible hacerlo de una forma más práctica a través de los atajos Ctrl + Page Up, para avanzar, y Ctrl + Page Down para retroceder.

2. Saltar al último elemento de la fila o columna

Esta función también se puede activar cuando desea saltar al último elemento de la fila o columna. En este caso, simplemente presione el botón «Ctrl» con una de las flechas direccionales en el teclado.

3. Haz selecciones simplificadas

También hay una manera de hacer selecciones simplificadas, nuevamente sin usar el mouse. Al presionar Ctrl + Shift + flecha direccional, puede expandir la selección hasta la última celda en esa dirección.

4. Fije celdas a su hoja de cálculo de Excel

Para anclar una celda, debe agregar un “_jobs (data.content) rdquo; antes de la letra de la columna y el número de la fila. Si eres más práctico, hay un atajo: selecciona la celda y presiona F4. Si presiona la tecla más de una vez, el comando alternará entre bloquear celda, bloquear número de fila, bloquear letra de columna y no bloquear.

5. Realizar el conteo de datos

Si realmente quieres saber cómo usar Excel, aprende a contar datos. Mediante el comando =CONT.SE, el usuario averigua cuantas veces aparece información en un área seleccionada.

La primera función es el área a contar. La segunda función es el criterio o valor deseado. En el ejemplo, estamos contando cuántas vistas de historias tiene cada persona en la lista en un sitio supuesto.

Excel permite contar datos de hojas de cálculo (Imagen: Gabriel Castro)

6. Hacer sumas a partir de criterios

Usando el truco anterior, el usuario puede recurrir al comando =SUMIF para sumar valores que coincidan con los criterios ingresados ​​dentro de un área seleccionada. En el ejemplo, el número de vistas de cada persona en la columna D se cuenta según la información de la columna A.

Otra función interesante para quien quiera saber usar Excel es la suma de valores (Imagen: Gabriel Castro)

7. Copia elementos con doble clic

Además, no tiene que arrastrar la selección hacia abajo para copiar una fórmula, y mucho menos pegarla de una celda a otra. Para hacer que todas las celdas de la columna repitan la fórmula, simplemente haga doble clic en la esquina inferior derecha de la celda que desea duplicar. Así de sencillo.

8. Fórmulas duplicadas

Si quieres hacer el proceso manualmente, no te preocupes. Puede duplicar fórmulas con un atajo Ctrl + Apóstrofo.

9. Busca información específica en el expediente

Ya que mencionamos comandos, vale la pena mencionar uno más. La función BUSCARV le permite buscar un valor específico en la columna más a la izquierda e informar el resultado en otra celda.

El primer comando debe mostrar la información que queremos: en el ejemplo, un ranking del 1 al 7 basado en las posiciones de las universidades. El segundo comando debe delimitar la matriz de información que se va a buscar. En este caso, el área en rojo que va de la columna A a la columna C.

Excel te permite buscar información específica en la hoja de cálculo (Imagen: Gabriel Castro)

El tercer comando mostrará la columna que contiene la información que estamos buscando. Como nuestro objetivo es saber el nombre de la facultad, que se encuentra en la columna B, se utilizará como parámetro el número 2. El cuarto y último comando nos dice si queremos algo aproximado o exacto y, para obtener un dato más exacto, la entrada a colocar es FALSO.

La búsqueda se puede realizar en base a criterios creados por el usuario (Imagen: Gabriel Castro)

10. Combinar textos de hojas de trabajo

Otro facilitador para quien quiere aprender a usar Excel es la función de combinar textos. En una hoja de cálculo del programa que contiene dos columnas llenas, el usuario puede usar el comando para crear una tercera que se una al contenido de las demás.

En el ejemplo, los nombres se unen a sus apellidos. Para hacerlo, solo use el &, como en la fórmula =B8&» «&C8. La fórmula varía según el puesto, pero no olvide las comillas al escribir.

11. Contenido de la celda central

Si desea que la hoja de trabajo esté más organizada, es posible centralizar el contenido de las celdas de forma sencilla. Simplemente use el método abreviado de teclado Ctrl+H,A,C.

12. Inserta notas rápidamente

En documentos colaborativos, las anotaciones de Excel pueden ser muy útiles. Tienen su valor incluso en archivos individuales, a menudo sirviendo como recordatorios. Para crear uno nuevo, simplemente seleccione la celda y use Shift+F2.

13. Limpia la información de forma sencilla

Si quieres limpiar una hoja de cálculo sin gastar tanto tiempo, debes saber que hay un truco que te ayudará. Primero, determine las abreviaturas con sus significados separados por un guión (-) o guión.

También es posible borrar información de la hoja de cálculo sin usar el mouse (Imagen: Gabriel Castro)

La fórmula IZQUIERDA recoge información de la izquierda, en este caso, sólo los dos caracteres que hacen referencia a las siglas. Para extraer los nombres de los estados completos, use la fórmula DERECHA para buscar un dato también definido por la cantidad de caracteres en esa dirección.

Con este método, el usuario puede realizar limpiezas específicas en la mesa (Imagen: Gabriel Castro)

Luego use el comando NUM.CHARACT para contar los caracteres ingresados ​​en la celda. En el ejemplo, los comandos RIGHT y NUM.CHARACT se unieron para completar los nombres de los estados. Como la intención es prescindir de los tres primeros caracteres de cada celda, se seleccionó el tamaño total, se restó 3 y se ingresó el comando de contar por la derecha.

La limpieza en realidad ocurre casi automáticamente (Imagen: Gabriel Castro)

14. Genera números aleatorios con Excel

También es posible generar números aleatorios con Excel. Esto es posible mediante el comando =ALEATORIO(), que aleatoriza un valor entre 0 y 1. Para números hasta 100, utilice la función =ALEATORIO()*100. Aparecen nuevos valores cada vez que se presiona la tecla F9. Pero ojo, porque también se actualizarán otras funciones de cálculo aleatorio.

15. Usa el convertidor de divisas

¿Necesitas convertir monedas? No es necesario buscar un convertidor en la web; Excel tiene el suyo propio con dos decimales. Para usarlo, use la combinación Ctrl+Shift+$ en su teclado.

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